فرآیندها و بهبود کسب و کار

موفقیت هر کسب و کاری را می توان وابسته به سه عامل افراد (با داشن، مهارت ها و انگیزه هایشان)، ابزارها (شامل زیرساخت ها، تجهیزات فیزیکی یا نرم افزاری) و همچنین فرآیندها (چگونگی انجام کارها و فعالیت ها در کسب و کار) دانست. از میان این سه عامل، فرآیندها اهمیت ویژه ای دارند، چون در دنیای پیچیده و متغیر امروزی، نرخ تغییر و جایگزینی افراد و ابزارها زیاد است؛ هر فردی بالاخره یک روز سازمان را ترک خواهد کرد و ابزارها و تکنولوژی های جدید جایگزین ابزارهای قدیمی خواهند گردید؛ اما در این میان، فرآیندها دوام و پایداری بیشتری دارند و سرمایه گذاری روی آن ها می تواند در بلند مدت نیز سودمند باشد.

یک فرآیند مشخص می کند که چه کارهایی باید انجام شود تا ورودی ها به خروجی ها تبدیل شوند. و بصورت دقیق تر، فرآیندها مشخص می کنند که چه کاری، توسط چه کسی و چه زمانی باید انجام شود (همچنین ابزارهای ضروری و کیفیت ورودی ها و خروجی ها نیز مشخص می گردند). در واقع فرآیندها، چارچوبی برای درک آنچه در یک کسب و کار اتفاق می افتد، هستند.

برای درک بهتر اینکه توجه به فرآیندها چه تاثیری در بهبود کسب و کار دارد کافیست یک کارخانه را تصور کنید. فرض کنید که شما در بیرون کارخانه در محلی که محصولات کارخانه خارج می شوند ایستاده اید و متوجه مشکلاتی در تولید کارخانه می شوید؛ بعنوان مثال می بینید که زمان تولید هر محصول بالاست یا میزان نقص ها در محصولات تولیدی زیاد است. چه کار می کنید؟ آیا بدون مراجعه به داخل کارخانه، صرفا با توجه به ورودی ها و خروجی های کارخانه می توانید علت مشکلات را شناسایی کنید؟ احتمالا به داخل کارخانه مراجعه می کنید و فرآیند تولید را بازبینی می کنید. مشخص می کنید که چه گام هایی طی می شود تا مواد خام اولیه به محصول نهایی تبدیل شوند. حال اگر مشکل تاخیر در تولید محصولات مواجه باشید، کافیست اندازه بگیرید که هر یک از فرآیندها یا مراحل تولید چه مدت طول می کشد و زمان کدام یک را می توان کاهش داد. ممکن است متوجه شوید که با چند آموزش ساده به یکی از کارگران می توانید سرعت خط تولید یا میزان خرابی ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

اهمیت و جایگاه فرآیند در سایر کسب و کارها نیز چنین است؛ تنها تفاوت اینجاست که در یک کارخانه تولیدی، فرآیندها برای ما بسیار شفاف و ملموس هستند (چون با دستگاه های فیزیکی سر و کار داریم). اما در سایر کسب و کارها و فعالیت ها، نمی توانیم فرآیندها را مشاهده کنیم، چون فرآیندها و چگونگی انجام کارها در ذهن کارکنان هستند.

وقتی که فرآیندها در ذهن کارکنان شرکت هستند و جایی نوشته و مدل نشده اند، (مانند کارخانه ای که فرآیند تولیدش را نمی بینیم) نمی توانیم تشخیص دهیم که کدام یک از کارها ایراد دارد و در کدام بخش باید بهبود ایجاد کنیم. با تعریف و مشخص کردن فرآیندها و رویه ها در کسب و کار می توانیم سیستمی ایجاد کنیم که مستقل از جایگزینی و تغییر افراد و ابزارها، مانند یک کارخانه کار می کند و همچنین بصورت پیوسته می توان فرآیندها و در نتیجه خروجی های کسب و کار بهبود داد و بهینه کرد.

همانطور که گفتیم، هر فرآیندی جنبه های مختلفی دارد، از جمله اینکه چه کارهایی باید انجام شود، این کارها توسط چه کسانی باید انجام شوند (نقش ها)، هماهنگی و مشارکت افراد چگونه باید باشد،  آموزش ها و مهارت هایی که این افراد باید داشته باشند چیست، چه ابزارهایی در مراحل مختلف فرآیند مورد نیاز است. جنبه های مختلف یک فرآیند خوب و بهینه را می توانیم در کلیپ زیر مشاهده کنیم (البته به نفس کارشون که دزدی از اموال مردم و بسیار ناپسند هستش کاری ندارم و بیشتر مهارت، هماهنگی و نحوه ی انجام کار برایم جالب بود و درس های خوبی از اون میشه گرفت)

 مدت زمان: ۱ دقیقه ۳۲ ثانیه. حجم فایل : ۴ مگابایت

 

مهمترین نکته در کلیپ، طی کردن فرآیند و رویه مشخص، بصورت دقیق و هماهنگ هستش. با همه ی ملزوماتی که یک فرآیند داره:
در ابتدا نفر اول محیط را بررسی می کند، با تایید او، نفر دوم می آید و با مهارت خودش مشغول باز کردن در کاپوت می شود و نفر اول و سوم در حال مراقبت و نگهبانی هستند.
با باز شدن در کاپوت، نفر اول نزدیک می شود و با ابزار خودش مشغول باز کردن لولای سمت راست می شود.
همزمان، نفر دوم نیز با ابزار خودش به باز کردن لولای سمت چپ می پردازد.
بااتمام اینکار، نفر سوم  ماشین را به نزدیکی افراد می آورد. نفر اول بلافاصله حرکت می کند تا سوار ماشین شود. نفر دوم کاپوت را پشت ماشین قرار می دهد و سوار می شود.
هدفم از نوشتن مراحل فوق اینست که توجه کنیم همه ی این کارها چقدر بصورت روتین، روان و بدون کمترین اختلالی انجام می شوند و هر کس نقش خود را به خوبی می داند و به نحو احسن انجام می دهد. در کلیپ فوق، ابعاد مختلف یک فرآیند که بصورت دقیق تعریف و بهینه شده را به خوبی مشاهده می کنیم. البته فرآیند دزدی این تیم، احتمالا با تجربیات و آزمون و خطاهای متعدد و بدون نوشتن و بررسی های دقیق بالغ شده است. اما ما با نوشتن و مدل کردن و سنجش فرآیندها می توانیم مراحل بلوغ و بهینه سازی آن را با سرعت بیشتر و آزمون و خطاهای کمتری سپری کنیم.

پینوشت: 
جالبه که اگر کارمند خدمات پس از فروش یک شرکت خودروسازی باشیم و به همراه همکاران برای تعمیر خودرویی در کنار خیابان مراجعه کنیم، همان رویه بالا را به بدترین شکل انجام می دهیم. احتمالا نقش ها و مسئولیت ها و رویه انجام کار چندان مشخص و روتین نیست. احتمالا یکی از همکارها در ماشین خوابش برده و دیگری ابزارش را جا گذاشته است و خود ما هم آنقدر بی حوصله ایم که موقع باز کردن کاپوت خودرو، به آن آسیب می زنیم و خلاصه طی کردن همین رویه، یک ساعت طول می کشد. اما دزدها نمی توانند اینطور باشند، ناچارند که عالی کار کنند، کوچکترین اشتباهی (مثل آسیب خوردن به کاپوت) یا تعلل و فوت وقت برای آن ها یعنی چند سال زندانی شدن یا گرسنه ماندن. تهدیدهای محیطی همیشه هم بد نیستند، بعضی وقت ها این تهدیدها باعث رشد ما می شوند.

 

فرآیندها و بهبود کسب و کار
Rate this post

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.